Gestão de Documentos

O mais importante que você precisa saber sobre digitalização de documentos

Na prática, converter documentos físicos em dados digitais organizados e fáceis de visualizar é o que buscamos com a digitalização de documentos.

Você pode consultar o cadastro de alunos, prontuários médicos, processos judiciais ou outros dados importantes com um clique em seu computador ou celular, ao invés de perder tempo procurando nomes em caixas arquivadas no fundo da sala ou em armazéns.

Por meio da digitalização, você pode concentrar seus dados em sistemas gerenciadores de documentos (GED), em sistemas mais sofisticados com ECM (Enterprise Content Management) ou ainda em plataformas mais inteligentes, as AIIM , que é a evolução do ECM com inteligência artificial.

A busca para reduzir o excesso de papel e melhorar a gestão das suas informações faz com que empresas de todos os portes realizem não só a digitalização de documentos, mas a implantação de softwares de gestão que possibilitam a geração de documentos nato digitais.

Os segredos da digitalização bem-feita:

Para fazer a digitalização de seus documentos de forma bem-feita, existem passos importantes que não podem ser pulados e exigem muita atenção na sua execução, são eles:

1) Preparação e higienização dos documentos:

Organizar, higienizar, desamassar, remover clips, grampos, elásticos ou qualquer substância que possa atrapalhar a passagem do documento pelo scanner.

2) Captura:

Utilizando software próprio de captura de documentos, digitalize preferencialmente em PDF seguindo as normas do decreto 10.278 que regulamenta o formato correto dos seus arquivos.

3) Conferência:

É de extrema importância que seja feita a conferência do que foi digitalizado para garantir a integralidade do documento.

4) Remontagem dos documentos:

Caso os documentos não sejam descartados, por serem exceção à aplicação do decreto 10.278, precisam ser remontados para futuras consultas simples ou até mesmo judiciais.

5) Indexação

Esta etapa é uma das mais importantes e trabalhosas do processo, em que você irá identificar os índices de pesquisa para posterior localização de suas informações.

Exemplo: para digitalização de prontuários médicos, podemos utilizar os seguintes índices:

- Número do prontuário;

- Nome do paciente;

- CPF;

- Data de nascimento;

- Data do atendimento.

Todo este processo exige organização, método e comprometimento da equipe para que se garanta a qualidade exigida. Sem negligenciar, é claro, o sigilo, que é um dos pontos mais sensíveis deste serviço, o que pode levar a empresa a crer, erroneamente, que a melhor maneira para a sua execução seja ela mesma realizá-lo, o que não é uma solução, tendo em vista que a documentação confidencial acabaria sob a diligência de pessoas sem a experiência e qualificação necessárias. Portanto, tendo em vista este problema, propõe-se a celebração de um contrato que siga estritamente a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), assegurando, assim, a tão prezada segurança das suas informações.

5 benefícios obtidos com a digitalização:

1) Agilidade no acesso a informações;

2) Segurança dos dados;

3) Redução de custo operacional;

4) Ganha espaço físico;

5) Integração da informação.